Prestations
Nous mettons à votre service notre savoir-faire pour la gestion totale ou partielle de votre manifestation.
Organisation - Mise en place
- définition du cahier des charges
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proposition des prestations d’Alpha Visa Congrès
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calendrier des actions
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proposition de différents sites et locaux pour accueillir la manifestation
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élaboration du budget prévisionnel
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proposition d'une sélection d'hôtels
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proposition de différentes prestations : traiteur, dîner de gala, autocars, animation…
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proposition de mallettes pour les congressistes
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rédaction et signature des différents contrats
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location et gestion des espaces, prestations techniques et mobilier
Communication
- mise en place des fichiers mailings papier et e-mailings pour faire connaître la manifestation
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conception des différents documents : première annonce, préprogramme, bulletin d’inscription/réservation hôtelière, formulaire d’appel à communication, lettre d’accompagnement
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création de site internet complet ou pages web
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dossier de presse et invitation journalistes
Site internet : inscriptions et réservations hôtelières en ligne - paiement sécurisé - soumission de résumés en ligne - administration gestionnaire
Conception et réalisation de site internet dans leur totalité
- message de bienvenue
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programme
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droits d’inscription
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possibilités d’hébergement et tarifs
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informations pratiques
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plan d’accès
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liens internet utiles
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documents à télécharger en .pdf
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gestion en ligne pour :
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demande de dossier d’inscription (1re annonce)
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inscription (2e annonce)
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réservation hôtelière
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soumission des résumés
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inscription aux autres prestations facultatives
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paiement sécurisé
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accès gestionnaire pour les organisateurs pour suivi des inscriptions et suivi / gestion des résumés
Conception et réalisation de pages web (à la carte)
- demande de dossier d’inscription (1re annonce)
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inscription (2e annonce)
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réservation hôtelière
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soumission des résumés
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inscription aux autres prestations facultatives
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paiement sécurisé
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accès gestionnaire pour les organisateurs pour suivi des inscriptions et suivi / gestion des résumés
Dans ce cas, un lien sur le site internet du congrès des organisateurs donne accès aux pages mentionnées ci-dessus ; de même, un lien sur les pages web permet de revenir au site du congrès en toute transparence.
Mailings / E-mailings
- impression des différents documents pour mailing papier
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routage (enveloppes, impressions adresses, mise sous pli)
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affranchissement au tarif envoi en nombre
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diffusion de l’annonce du congrès aux revues et journaux spécialisés
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diffusion de l’annonce du congrès aux associations et organismes proches du thème du congrès
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diffusion par e-mailings.
Gestion des participants, intervenants, invités et accompagnants
- enregistrement des inscriptions et règlements, facturation, confirmation d’inscription et suivi des paiements des soldes
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enregistrement des inscriptions des intervenants et invités
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estimation du nombre de repas, pauses-café et navettes par saisie des fiches de gestion
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réduction SNCF et agrément Air France
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transferts en autocars
Gestion de l’hébergement
- sélection des hôtels selon les critères des organisateurs, prise d’options et règlements d’acomptes
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enregistrement et confirmation des réservations aux aux participants
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confirmations, rooming lists, suivi des modifications et paiement des factures aux hôtels
Gestion des salles de conférences et d’exposition
- propositions de sites et salles
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évaluation des besoins en salles
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négociation et gestion des prestations techniques
Gestion de la restauration
- proposition de prestataires
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proposition de sites pour le dîner du congrès
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proposition d’animation pour el dîner du congrès
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choix des prestataires et des menus avec les organisateurs
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évaluation des quantités des commandes pour les pauses-café, les déjeuners et les dîners
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suivi du bon déroulement sur place
Gestion des transports et transferts
- demande de tarifs congrès auprès des compagnies aériennes
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demande de fichets de réduction auprès de la SNCF
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proposition d’autocaristes
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évaluation des besoins : navettes aéroport, gare, transferts dîner
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réservation de taxis pour les participants
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suivi du bon déroulement sur place
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remboursement des frais de déplacement aux invités et intervenants pris en charge par le congrès
Gestion du programme social
- buffet de bienvenue ou soirées spécifiques
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dîner du congrès
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excursions, avant, pendant, après le congrès
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programme accompagnant
Gestion des subventions
Assistance pour la constitution des dossiers de demande de subventions : budget prévisionnel, rédaction et envoi de courriers.
Gestion du sponsoring et/ou de l'exposition
Après que les organisateurs ait pris les premiers contacts et fournit la liste des sponsors potentiels :
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réalisation du dossier sponsoring et exposition
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constitution des fichiers des sponsors potentiels
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diffusion par mailing et e-mailing
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attribution des différents sponsorings
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attribution des stands
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confirmation et facturation (avec TVA)
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suivi des paiements
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réalisation et envoi du dossier technique exposant
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gestion des différents prestataires : location espaces, sécurité, location mobilier, stands, électricité, téléphone WiFi
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mise en place de l’exposition et de la signalétique
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réalisation du bilan TVA et paiement à l’administration fiscale
Secrétariat scientifique
Gestion des intervenants
- demande d’acceptation des conditions de prise en charge et publication des interventions (le cas échéant)
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confirmation et précisions des horaires d’intervention
Gestion des résumés
- appel à communications : conception du formulaire de soumission des résumés en ligne et diffusion
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enregistrement des résumés
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transmission des résumés au comité scientifique
Livre des résumés
- Conception du livre dans sa totalité :
conception, mise en page et impression du livre des résumés en collaboration avec le comité scientifique qui fournit les différents textes et résumés corrigés et classés, et qui valide le document dans sa totalité.
- Liste des participants et exposants :
les listes, mises en page peuvent être intégrées au livre que les organisateurs auront réalisé et imprimeront.
Signalétique, badges et vouchers
- conception et édition des badges et bons d’échanges personnalisés
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conception et impression de la signalétique extérieure et intérieure
Accueil pendant la manifestation
- préparation des sacoches des participants
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mise en place de la manifestation, de l'exposition et de la signalétique
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matériel nécessaire : ordinateurs, imprimantes, borne WiFi, téléphones, fax…
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personnel d’accueil bilingue ou trilingue (1 personne pour 80 congressistes)
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remise des mallettes, badges et vouchers
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inscriptions sur place, gestion hébergement, paiement des soldes, inscriptions au programme social, renseignements pratiques ou touristiques, remise de certificats de présence
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gestion du personnel complémentaire (micros salles, vestiaires, accueil général)
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suivi logistique et technique
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suivi du programme social
Gestion des fournisseurs - Bilan comptable du congrès
Budget prévisionnel
Elaboration du budget prévisionnel en apportant les conseils nécessaires à l’organisation pour obtenir un budget équilibré ou bénéficiaire
Gestion de l’ensemble des fournisseurs
- négociations des meilleurs tarifs et rapports qualité/prix
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demandes de devis, contrats, paiement d’acomptes et suivis
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vérification et règlement des factures
Relances participants et sponsors/exposants
Bilan financier
- bilan comptable, bilan TVA
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remise des comptes aux organisateurs