Alpha Visa Congrès - Prestations

Prestations

Nous mettons à votre service notre savoir-faire pour la gestion totale ou partielle de votre manifestation.

Organisation - Mise en place

définition du cahier des charges
proposition des prestations d’Alpha Visa Congrès
calendrier des actions
proposition de différents sites et locaux pour accueillir la manifestation
élaboration du budget prévisionnel
proposition d'une sélection d'hôtels
proposition de différentes prestations : traiteur, dîner de gala, autocars, animation…
proposition de mallettes pour les congressistes
rédaction et signature des différents contrats
location et gestion des espaces, prestations techniques et mobilier

Communication

mise en place des fichiers mailings papier et e-mailings pour faire connaître la manifestation
conception des différents documents : première annonce, préprogramme, bulletin d’inscription/réservation hôtelière, formulaire d’appel à communication, lettre d’accompagnement
création de site internet complet ou pages web
dossier de presse et invitation journalistes

Site internet : inscriptions et réservations hôtelières en ligne - paiement sécurisé - soumission de résumés en ligne - administration gestionnaire

Conception et réalisation de site internet dans leur totalité

message de bienvenue
programme
droits d’inscription
possibilités d’hébergement et tarifs
informations pratiques
plan d’accès
liens internet utiles
documents à télécharger en .pdf
gestion en ligne pour :
- demande de dossier d’inscription (1re annonce)
- inscription (2e annonce)
- réservation hôtelière
- soumission des résumés
- inscription aux autres prestations facultatives
- paiement sécurisé
- accès gestionnaire pour les organisateurs pour suivi des inscriptions et suivi / gestion des résumés

Conception et réalisation de pages web (à la carte)

demande de dossier d’inscription (1re annonce)
inscription (2e annonce)
réservation hôtelière
soumission des résumés
inscription aux autres prestations facultatives
paiement sécurisé
accès gestionnaire pour les organisateurs pour suivi des inscriptions et suivi / gestion des résumés

Dans ce cas, un lien sur le site internet du congrès des organisateurs donne accès aux pages mentionnées ci-dessus ; de même, un lien sur les pages web permet de revenir au site du congrès en toute transparence.

Mailings / E-mailings

impression des différents documents pour mailing papier
routage (enveloppes, impressions adresses, mise sous pli)
affranchissement au tarif envoi en nombre
diffusion de l’annonce du congrès aux revues et journaux spécialisés
diffusion de l’annonce du congrès aux associations et organismes proches du thème du congrès
diffusion par e-mailings.

Gestion des participants, intervenants, invités et accompagnants

enregistrement des inscriptions et règlements, facturation, confirmation d’inscription et suivi des paiements des soldes
enregistrement des inscriptions des intervenants et invités
estimation du nombre de repas, pauses-café et navettes par saisie des fiches de gestion
réduction SNCF et agrément Air France
transferts en autocars

Gestion de l’hébergement

sélection des hôtels selon les critères des organisateurs, prise d’options et règlements d’acomptes
enregistrement et confirmation des réservations aux aux participants
confirmations, rooming lists, suivi des modifications et paiement des factures aux hôtels

Gestion des salles de conférences et d’exposition

propositions de sites et salles
évaluation des besoins en salles
négociation et gestion des prestations techniques

Gestion de la restauration

proposition de prestataires
proposition de sites pour le dîner du congrès
proposition d’animation pour el dîner du congrès
choix des prestataires et des menus avec les organisateurs
évaluation des quantités des commandes pour les pauses-café, les déjeuners et les dîners
suivi du bon déroulement sur place

Gestion des transports et transferts

demande de tarifs congrès auprès des compagnies aériennes
demande de fichets de réduction auprès de la SNCF
proposition d’autocaristes
évaluation des besoins : navettes aéroport, gare, transferts dîner
réservation de taxis pour les participants
suivi du bon déroulement sur place
remboursement des frais de déplacement aux invités et intervenants pris en charge par le congrès

Gestion du programme social

buffet de bienvenue ou soirées spécifiques
dîner du congrès
excursions, avant, pendant, après le congrès
programme accompagnant

Gestion des subventions

Assistance pour la constitution des dossiers de demande de subventions : budget prévisionnel, rédaction et envoi de courriers.

Gestion du sponsoring et/ou de l'exposition

Après que les organisateurs ait pris les premiers contacts et fournit la liste des sponsors potentiels :

réalisation du dossier sponsoring et exposition
constitution des fichiers des sponsors potentiels
diffusion par mailing et e-mailing
attribution des différents sponsorings
attribution des stands
confirmation et facturation (avec TVA)
suivi des paiements
réalisation et envoi du dossier technique exposant
gestion des différents prestataires : location espaces, sécurité, location mobilier, stands, électricité, téléphone WiFi
mise en place de l’exposition et de la signalétique
réalisation du bilan TVA et paiement à l’administration fiscale

Secrétariat scientifique

Gestion des intervenants

demande d’acceptation des conditions de prise en charge et publication des interventions (le cas échéant)
confirmation et précisions des horaires d’intervention

Gestion des résumés

appel à communications : conception du formulaire de soumission des résumés en ligne et diffusion
enregistrement des résumés
transmission des résumés au comité scientifique

Livre des résumés

Conception du livre dans sa totalité : conception, mise en page et impression du livre des résumés en collaboration avec le comité scientifique qui fournit les différents textes et résumés corrigés et classés, et qui valide le document dans sa totalité.
Liste des participants et exposants : les listes, mises en page peuvent être intégrées au livre que les organisateurs auront réalisé et imprimeront.

Signalétique, badges et vouchers

conception et édition des badges et bons d’échanges personnalisés
conception et impression de la signalétique extérieure et intérieure

Accueil pendant la manifestation

préparation des sacoches des participants
mise en place de la manifestation, de l'exposition et de la signalétique
matériel nécessaire : ordinateurs, imprimantes, borne WiFi, téléphones, fax…
personnel d’accueil bilingue ou trilingue (1 personne pour 80 congressistes)
remise des mallettes, badges et vouchers
inscriptions sur place, gestion hébergement, paiement des soldes, inscriptions au programme social, renseignements pratiques ou touristiques, remise de certificats de présence
gestion du personnel complémentaire (micros salles, vestiaires, accueil général)
suivi logistique et technique
suivi du programme social

Gestion des fournisseurs - Bilan comptable du congrès

Budget prévisionnel

Elaboration du budget prévisionnel en apportant les conseils nécessaires à l’organisation pour obtenir un budget équilibré ou bénéficiaire

Organisateur Professionnel de Congrès nationaux et internationaux