Création et gestion du site internet dédié à l’événement, regroupant toutes les informations essentielles pour les participants.

Création d’une identité visuelle : site internet, mailing et documents respectent une charte graphique préalablement définie.

Nous créons des formulaires d’inscription adaptés, et assurons un échange de qualité, clair et fluide, avec les participants. Notre équipe est également sur place les jours J pour accueillir ces derniers et s’assurer de leur entière satisfaction.

Nos accords avec de nombreux hôtels partenaires nous permettent d’obtenir des tarifs préférentiels pour les congressistes et les intervenants. Nous nous occupons ainsi de négocier les tarifs, de sécuriser les contingents, de confirmer les réservations et de coordonner tous les détails hôteliers en amont afin d’assurer la tranquillité de vos participants.

• en amont :
  • l’élaboration et l’envoi des courriers personnalisés d’invitation et de prise en charge avec suivi et relances si nécessaire,
  • l’enregistrement des inscriptions et réservations hôtelières avec envoi des confirmations et d’une fiche de gestion.
• sur place :
  • accueil et assistance en cas de besoin.
• Après l’évènement :
  • remboursement des frais engagés par les invités selon les modalités de prise en charge,
  • au plus tard 15 jours après l‘évènement, envoi des courriers de remerciement (sur demande).

Fort de notre expérience de plus de 25 ans dans l’organisation de congrès scientifiques, nous avons su bâtir des relations commerciales fortes avec de nombreuses entreprises partenaires. Nous vous accompagnerons ainsi dans vos recherches d’exposants et sponsors, et nous assurerons également sur place de la satisfaction de ces derniers.

Nos services comprennent :

• la constitution du dossier exposition et sponsoring
• la constitution des fichiers des sponsors potentiels à partir d’une liste fournie par le Comité d’Organisation
• la diffusion de l’e-mailing aux exposants et sponsors
• la gestion des différents prestataires de l’exposition : location salles, stands, mobilier, électricité, Wi-Fi, sécurité...
• la mise à disposition d’une application smartphone (iPhone ou Android développée en interne) permettant aux exposants de scanner les badges des participants
• la réalisation du bilan TVA et paiement aux impôts.

• Assistance
• Élaboration du programme
• Liste des participants
• Statistiques post-webinar :
  • nombre de personnes connectées,
  • durée de connexion.

• Enregistrement des inscriptions
• Envoi des liens de connexion
• Liste des participants
• Envois de plusieurs emailings :
  • appel à inscription,
  • confirmation d’inscription,
  • deux rappels, 48 h auparavant et et le jour même de l’évènement.

• Invitation et inscription des intervenants
• Initiation aux outils de modération du webinar
• Assistance technique à distance
• Accompagnement des orateurs pour le bon déroulement de leur présentation