Suivez-nous 

25

ans d’expérience

20

évènements par an en moyenne

en présentiel, hybride ou virtuel

25

webinaires depuis 2021

4000

participants par an en moyenne

250

exposants par an en moyenne

98.28 %

de participants satisfaits en moyenne

Notre savoir-faire au service de votre événement

Alpha Visa Congrès est un OPC (Organisateur Professionnel de Congrès et organisateur de formations) basé à Montpellier depuis 1997 et spécialisé dans l’organisation et la gestion de congrès scientifiques et médicaux.

Avec une expérience de plus de 25 ans et plus de 450 manifestations réalisées, nous vous accompagnons dans l’organisation de tout type de congrès, séminaires, conventions d’entreprises, salons, français ou internationaux, en France ou à l’étranger, dont le nombre de participants peut aller de 50 à 3 000.

Qui sommes-nous ?

Notre longue expérience de l’organisation d’évènements avec différents partenaires de divers milieux scientifiques, notre solidité financière permettant l’avance de trésorerie sont les meilleures garanties pour vous aider à organiser votre manifestation en toute sécurité.

Notre équipe disponible et réactive saura se positionner en partenaire afin de partager nos expériences et de répondre à vos besoins en proposant une gestion “sur mesure”, en toute transparence et dans un esprit convivial, sans toutefois faire abstraction de la rigueur budgétaire nécessaire à la réussite de votre évènement..

Notre expertise nous permettra de prendre en charge au maximum tous les détails de l’organisation matérielle, vous rendant, vous et votre équipe, plus disponibles pour vous consacrer à l’organisation générale, au programme scientifique, à la communication, à la recherche de financements publics ou partenaires sponsors et au relationnel pendant la manifestation.

Notre équipe est composée de :

Nos responsabilités et engagements

La société Alpha Visa Congrès s’engage à :

  • fournir les prestations décrites préalablement, suivant un rétroplanning défini en commun,
  • garantir la meilleure qualité de service pour les participants,
  • communiquer aux organisateurs toutes les statistiques nécessaires,
  • fournir, sur demande et à tous moments, les listes des personnes inscrites, puis présentes au congrès.

Nos prestations

Nos congrès et formations en présentiel

Nos congrès et formations sont destinés aux chercheurs, ingénieurs, techniciens, cliniciens, médecins, enseignants-chercheurs, étudiants, professionnels de la santé ou de l’industrie qui souhaitent échanger et continuer à se former sur leur activité.

Pour ce faire, des intervenants nationaux et internationaux, experts dans leur domaine, soigneusement sélectionnés par les comités organisateurs et scientifiques, présentent leur travaux et partagent leurs connaissances.

Notre équipe apporte son expertise à votre service afin d’organiser vos congrès, séminaires et formations.

  • Planification

    Notre équipe est à votre écoute pour organiser un événement sur-mesure, correspondant à vos objectifs et votre budget.
  • Communication

    Création et gestion du site internet dédié à l’événement, regroupant toutes les informations essentielles pour les participants.

    Création d’une identité visuelle : site internet, mailing et documents respectent une charte graphique préalablement définie.

  • Lieu de l’événement

    Le lieu de l’événement, par son attrait et sa facilité d’accès, est un élément important au succès de celui-ci. Notre équipe vous accompagne dans le choix du lieu et la négociation des tarifs.
  • Optimisation budgétaire

    Nous travaillons ensemble à l’élaboration et au suivi de votre budget. Nous vous accompagnons également dans vos démarches de demandes de subvention et tout autre besoin administratif.
  • Gestion des inscriptions et hébergements

    Nous créons des formulaires d’inscription adaptés, et assurons un échange de qualité, clair et fluide, avec les participants. Notre équipe est également sur place les jours J pour accueillir ces derniers et s’assurer de leur entière satisfaction.

    Nos accords avec de nombreux hôtels partenaires nous permettent d’obtenir des tarifs préférentiels pour les congressistes et les intervenants. Nous nous occupons ainsi de négocier les tarifs, de sécuriser les contingents, de confirmer les réservations et de coordonner tous les détails hôteliers en amont afin d’assurer la tranquillité de vos participants.

  • Gestion des intervenants

    La gestion des orateurs et invités avec prise en charge selon le tableau transmis par le Comité d’Organisation, comprend :
    • en amont :
      • l’élaboration et l’envoi des courriers personnalisés d’invitation et de prise en charge avec suivi et relances si nécessaire,
      • l’enregistrement des inscriptions et réservations hôtelières avec envoi des confirmations et d’une fiche de gestion.
    • sur place :
      • accueil et assistance en cas de besoin.
    • Après l’évènement :
      • remboursement des frais engagés par les invités selon les modalités de prise en charge,
      • au plus tard 15 jours après l‘évènement, envoi des courriers de remerciement (sur demande).
  • Gestion des résumés et programme scientifique

    Grâce à notre plateforme personnalisée de gestion des résumés, nous vous assistons dans l’élaboration de votre programme scientifique. Nous accompagnons les membres des comités, les auteurs et les évaluateurs dans le processus de sélection des résumés.
  • Publications et signalétique

    Notre service PAO met à votre service ses ressources et crée ainsi le livre des résumés, le livret de programme et l’ensemble de la signalétique de l’événement.
  • Exposition et Sponsoring

    Fort de notre expérience de plus de 25 ans dans l’organisation de congrès scientifiques, nous avons su bâtir des relations commerciales fortes avec de nombreuses entreprises partenaires. Nous vous accompagnerons ainsi dans vos recherches d’exposants et sponsors, et nous assurerons également sur place de la satisfaction de ces derniers.

    Nos services comprennent :

    • la constitution du dossier exposition et sponsoring
    • la constitution des fichiers des sponsors potentiels à partir d’une liste fournie par le Comité d’Organisation
    • la diffusion de l’e-mailing aux exposants et sponsors
    • la gestion des différents prestataires de l’exposition : location salles, stands, mobilier, électricité, Wi-Fi, sécurité...
    • la mise à disposition d’une application smartphone (iPhone ou Android développée en interne) permettant aux exposants de scanner les badges des participants
    • la réalisation du bilan TVA et paiement aux impôts.
  • Gestion des fournisseurs

    Nous recherchons les fournisseurs nécessaires à la bonne organisation de votre événement (salles, traiteur, audio-visuel, transports, hôte(ses), animation, etc.) et négocions les tarifs pour vous. Sur place, nous supervisons le bon déroulement des événements et nous assurons de la coordination.
  • Enquêtes de satisfactions

    Dans une démarche d'amélioration constante de nos services et afin de mieux cibler les besoins des participants, nous assurons un suivi post-événement en créant un questionnaire de satisfaction dont nous analysons par la suite les résultats.

Nos congrès et formations à distance

Nous proposons des formations à distance, également destinées aux chercheurs, ingénieurs, techniciens, cliniciens, médecins, enseignants-chercheurs, étudiants, professionnels de la santé ou de l’industrie qui souhaitent échanger et continuer à se former sur leur activité.

  • Mise en place du Webinar

    • Assistance
    • Élaboration du programme
    • Liste des participants
    • Statistiques post-webinar :
      • nombre de personnes connectées,
      • durée de connexion.
  • Gestion des participants

    • Enregistrement des inscriptions
    • Envoi des liens de connexion
    • Liste des participants
    • Envois de plusieurs emailings :
      • appel à inscription,
      • confirmation d’inscription,
      • deux rappels, 48 h auparavant et et le jour même de l’évènement.
  • E-posters

    Page Internet dédiée aux e-posters.
  • Gestion des intervenants

    • Invitation et inscription des intervenants
    • Initiation aux outils de modération du webinar
    • Assistance technique à distance
    • Accompagnement des orateurs pour le bon déroulement de leur présentation
  • Gestion du sponsoring

    Nous vous accompagnons dans vos recherches de sponsors pour votre webinaire : constitution du dossier de sponsoring, constitution des fichiers sponsors potentiels, e-mailing, assistance technique lors du direct.
  • Découpage des enregistrements vidéo

    Page Internet avec vidéos des présentations (hébergement des vidéos pendant 12 mois)
  • Enquêtes de satisfactions

    Dans une démarche d'amélioration constante de nos services et afin de mieux cibler les besoins des participants et des intervenants, nous assurons un suivi post-événement en créant un questionnaire de satisfaction dont nous analysons par la suite les résultats.

Un aperçu en chiffre

25 ans
d’expérience
à votre service

20 évènements

par an en moyenne
(en présentiel, hybride ou virtuel)

25 webinaires
depuis 2021

4 000 participants
par an en moyenne

250 exposants
par an en moyenne
 

98,28 %
de participants satisfaits en moyenne

Formations dans le cadre de nos congrès

Formations dans le cadre de nos webinaires

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34070 Montpellier - France


+33 4 67 03 03 00


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